目前全球仍处在疫情期间,降低企业运营成本是每个设施管理者应当要考虑的事情。但关于设施维护,很多人有这样一个认知误区:做维护浪费钱,不值得;应该等设施坏了再修,把钱花在刀刃上,才省钱。
这种想法表面上看起来是降低了成本,实则犯了“短利”的错误!
今天,我们就以“办公室设施维护”为主题,分享这方面的知识。
设施维护知识简介
什么是维护?维以护之,免受外害。
设施管理已经在国外发展了50多年,诸多业内人士对维护的意义也形成了共识,主要有三点:
1、提前发现和处理隐患,确保设施处于良好状态,降低风险和维修成本。举个例子:2017年,北京某客户空调很多不制冷,我们和客户建议,先做一次专业维护。结果,在维护过程中,我们解决了80%的不制冷问题。无数案例说明:专业的维护,可以及早发现一些潜在风险和隐患,及时处理会降低风险,并最大程度降低对业务运营的影响。
2、提升员工体验,提高工作效率和幸福感。专业的维护可以创造更干净、安全、健康、舒适的工作环境,大家心情舒爽、干劲满满,必然提高工作效率。尤其今年疫情期间,对空调系统进行专业的消毒工作,会大大降低员工的心理顾虑,放下包袱,轻松工作。
3、确保工作场所正常运营,有效支持核心业务。对于很多企业来说,工作场所是其开展业务的空间,设施的正常运行,对于企业核心业务的实现起着重要的支持作用。比如,互联网企业、金融业务等,对于电气系统,尤其是电脑等设备的良好运营,就提出了更高的要求。
既然设施维护的意义不可小觑,那我们就有必要了解下维护的实操知识了!
1、设施维护的常见类型,共4种
◆ 前瞻性维护:适用于一些需要高可靠性的设备,例如发电机的维护和启动测试;
◆ 预测性维护:可以更准确地关注设施的状态,例如配电箱的红外热成像测试;
◆ 预防性维护:关注时间,需定期进行检查和测试工作,例如空调室外机的定期清洗和测量运行压力;
◆ 反应性维护:关注于出现问题后的应急维修,例如灯具损坏后的及时维修。
2、设施维护内容。不同设施的维护内容区别很大,需要根据设施的特点以及运行特性来进行确定。一般专业从事设施维护的公司,会提供专业的维护内容。
3、设施维护频次。需要根据设施的使用频次、工作场所的要求,甚至地理位置等综合考虑后,进行确定。例如,华南地区,因常年使用空调,所以空调系统的维护频次一定要比北方地区高。
4、维护策略。简单而言八个字:主动出击,专业保障。只要是设施,就有风险,我们就要主动出击。具体执行策略有三点:
1)分析设施的特点和运行特性,制定维护内容和维护频次(可参考专业公司建议),并与公司管理层申请维护费用的预算;
2)通过采购和招标,找到性价比最高的专业公司实施维护工作,并要求提供专业报告,包括不限于维护内容、现场照片或视频、存在问题、解决方案和管理建议等;
3)考虑到设施的专业性以及合规性,建议寻找专业的第三方机构,对于设施的状态以及维护工作的专业性定期(一般每年)进行评估,以确保及时发现问题,最大程度地降低设施方面的风险,确保组织核心业务的正常开展和人员财产的安全。
了解了设施维护的基本知识后,我们再针对性地讨论下“办公室设施”维护。
办公室设施分类
想要达到高效维护办公室设施的目的,首先打好基础关:整体了解办公室常见设施的分类。办公室设施主要包括以下类别:
1、 外围结构。例如:屋顶,外墙外窗,出入口,地基和地下室等;
2、机电系统。主要包括:
1) 配电系统:高低压配电,UPS及发电机
2) 照明系统:室内外照明
3) 空调系统:主机、管道及末端设备
4) 门禁安防系统:监控等设备
5) 综合布线系统:光纤通讯等
6) 给排水系统:净水,自来水,排水,污水,雨水
7) 垂直交通系统:电梯,观光梯等
8) AV系统:音响、麦克、显示屏等
9) 楼宇自控系统:物联网等
10) 消防系统:烟感、喷淋、消火栓、气体灭火、中控、消防水池等
3、装饰及家具系统。包括天花,隔墙、地面和其他门窗五金、定制的家具等。
其中,配电系统、照明系统、空调系统、排水系统在整个建筑系统中,处于非常重要的位置,对建筑运营和人员的影响都非常大。
譬如:配电箱一旦发生断路,会直接影响运营;照明系统发生问题,也会非常影响人员的体验;空调系统一直都是建筑环境中最受租户关注的设施(国际某权威机构调查,空调和卫生间是最受租户关注的设施);排水系统一旦出现问题,会带来气味,甚至病菌的传染。
所以,接下来和大家一起分享这四个系统设施的常见风险问题。
办公室四大系统设施常见风险总结
下面,我们将从配电,照明,空调,排水等四个系统入手,分享设施的常见风险表现及案例分析。
1、 配电系统
配电系统设施常见风险表现:
1) 空开与线缆配置不合理;
2) 线路虚接;
3) 三相不平衡;
4)空开使用时间长,导致损坏,漏电时不能跳闸等问题。
案例1:2017年夏季,我们给新客户做配电箱维护时,发现主电缆绝缘层破损,因配电箱内电缆之间距离非常近,存在严重安全风险。现场工程师立刻向客户人员及公司部门经理进行汇报。经与客户沟通确认,我们立即组织厂商紧急运送电缆等材料到现场,同时安排多名技术人员前往进行电缆更换工作,包括现场的绝缘测试等工作。
安全提醒:电缆属于比较专业的电气产品,且目前市场上质量良莠不齐,所以在设施运营中,定期对电气系统,包括电缆进行维护至关重要。
2、照明系统
照明系统设施常见风险表现:
1) 应急照明及安全出口指示灯断电不能正常使用;
2) 照明控制箱的交流接触器接线松动,接线端子损坏;
3) 照度设计不正确等问题。
案例2:2020年,给北京某客户做设施维护时,发现办公室内90%的应急照明在断电后不能正常使用,存在严重的安全隐患。经与客户沟通,我们立即进行了现场更换工作,确保应急照明正常使用。
安全提醒:参照《消防应急照明和疏散指示系统技术标准》- GB51309-2018 中第3.2.4条款规定, “建筑高度大于100m的民用建筑,应急照明的应急时间不应小于1.5h”。
3、空调系统
照明系统设施常见风险表现:
1) 空调末端设备漏水;
2)空调不能正常制冷制热;
3)房间内有异味;
4)空调位置安装不合理等等。
案例3:2017年夏季,北京某客户空调出现问题:不制冷、漏水等。经过沟通,我们为客户做了专业的风机盘管机组维护,包括清洗水过滤器、清洗疏通冷凝水排水管等,解决了大部分空调问题,大大降低了客户的维修成本。同时,我们还给风机盘管机组和风口进行了编号,便于日后的维修及管理。
安全提醒:根据本人20余年的行业经验,空调系统是最需要进行维护的机电设施。定期、专业的维护可以避免隐患,大幅度降低空调出现问题的概率,从而确保空调处于良好的工作状态,为人们提供更舒适的环境。同时,也会大大降低空调系统的维修和运行成本。
4、排水系统
排水系统设施常见风险表现:
1)排水泵损坏,不能正常排水;
2)排水管道脏堵;
3)水箱,鱼缸等设备没有漏水报警系统。
案例4:2016年12月,工程师在巡检过程中,发现北京某客户茶水间排水箱没有安装漏水报警装置,存在重大安全隐患。
鉴于之前漏水事件给客户及租户造成了严重的经济损失和运营影响,工程师与客户深入沟通后,提供了专业的预防性解决方案,主要措施有:
◆ 清理水槽下方杂物,确保水泵及管件不会因受到外力松动后,导致漏水;
◆ 更换老化管件;
◆ 安装大尺寸托水盘,确保可能漏水的点在托水盘上方,并在靠近柜门一侧安装溢水管。如果发生漏水,在报警系统失灵的情况下,水会直接漏到茶水间地面,能及时发现;
◆ 安装漏水报警系统,并设置2个蜂鸣器,避免其中一个损坏后,不能立刻发出警报;
◆ 安装给水电磁阀,确保收到报警马上切断水源;
◆ 漏水报警模块接入电话或短信报警系统,发生漏水后及时收到报警通知,确保及早发现并快速处理;
◆ 安装温馨提示牌,提示员工发现漏水后,立即停止用水并尽快联系相关人员。