楔子
1m 学会推广的三大重点是:行业在职培训、行业流程标准化、行业智能化。
在行业智能化方面,相较西方,国内还有许多进步的空间。当今行业软件不外乎是在设计绘图、估价、BIM、OA、CRM、财务、ERP等领域,除了设计绘图、估价、BIM有专门为筑造行业开发的标准化软件之外,其他的都是一些泛行业、非专门针对筑造行业的软件。早日见到中国建筑及装饰行业的中小企业盛行使用标准化软件,是学会发力的方向。是以对于这条道路的先行者,我们表示钦佩并且愿意大力协助推广。
学会將陆续邀请行业智能化专家,发表文章介绍行业智能产品及其进展,并协助他们推广给行业朋友们使用。期盼星星之火可以燎原,在这个提倡绿能环保的时代,使传统的中国建筑及装饰行业,透过先进的点滴努力,能真正进阶达到事半功倍的高效水准。
下文程鑫老师谈的业务以及财务一体化ERP,事实上是综合了以上OA及财务两种软件的功能,成为一个公司前后端项目协作的平台。
前言
上一次的专栏,我们讨论阐释了“业务财务一体化ERP (Enterprise Resource Planning企业资源计划)才是完整的ERP”这一观点,那么今天的专栏就针对建筑及装饰行业(或者称设计工程行业)适用的业务财务一体化ERP具备什么特点,做一些更有针对性的分享。
01
八大难题
建筑装饰行业的所有的业务流程都基于项目,在项目开展的过程中,至少会产生如下业务难题:
一、如何让项目的管理维度贯穿全部流程?
二、每一个项目都是非标准化的,透过什么方法能够明确项目合同金额?
三、如何保证每一个项目皆能达到预期的预算毛利率?
四、遇到合同变更,如何确保在预算调整后,仍能维持变更信息的管理完善?
五、项目的成本来源分层叠级,如何准确区分?
六、如何根据项目完工的进度来确认收入?
七、如何做好维保期的成本控制,以保证项目整体毛利率?
八、如何不重复输入下,及时高效的完成项目管理流程,得到精细成本报告?
以上提到的业务8大难题,使得适合于产销型企业的业务财务一体化ERP必然无法适应建筑装饰行业的需求,需要从业务财务流程全局重新考虑。建筑装饰行业适用的业务财务一体化ERP应该是什么样的?针对这一问题,一个可行的思路是基于项目的全流程,将所有主要业务环节分为项目业务流程、项目财务流程、项目协作流程3类进行归纳,并考虑解决如上的8大业务特点。
02
解决方案
如何让项目的管理维度贯穿全部流程?
所有的业务流程都基于项目,项目立项是ERP中业务流程、财务流程的起始。要让项目的管理维度贯穿从销售商机、业务执行再到最后财务核算的全部流程,就必须让所有业务环节体现项目信息,同时也需要在财务记账时,记录项目信息。
每一个项目都是非标准化的,透过什么方法能够明确项目合同金额?
项目合同来自于为投标报价和合同签约谈判的结果,ERP是最适合管理项目核算的工具。这类的合同仅需要把和客户沟通商谈确认后的结果,也就是合同金额、收款方式、税额、客户这些合同相关的信息,记录在ERP中,即可作为后续项目合同变更、合同收款的依据。
如何保证每一个项目皆能达到预期的预算毛利率?
项目开工时,项目的开工预算可以在ERP中记录,并在预算制定时就锁定项目的预期毛利率。以便后续具体业务环节发生成本时,可以与项目开工预算进行比较检查,在成本实际发生前即控制。如果确实有超出,因为早期知道可以在今后的项目执行中再将其平衡。
遇到合同变更,如何确保在预算调整后,仍能维持变更信息的管理完善?
ERP中需要具备项目合同变更(或称合同追加减)含对业主及厂商、项目预算变更(或称预算追加减)功能,同时应当提供项目维度的合同变更、预算变更记录,以便后续查询检查。
项目的成本来源分层叠级,如何准确区分?
项目的成本来源可分类为材料采购、人工施工、分包、项目机具,及其他这五大类型。项目的成本,应当在材料采购、人工施工等ERP中具体业务操作发生时,就区分成本类型,在后续财务确认成本发生时,才能够区分入账。同时应当ERP中可以依据WBS理念(Work Breakdown Structure,工作分解结构),将同一类型的成本,根据具体的工作内容再做进一步细化区分。
如何根据项目完工的进度来确认收入?
项目的收入确认模式不同于产销企业单纯根据收款发票来确认收入,因而ERP中需要提供能够自动测算项目完工进度百分比功能,并根据该百分比×合同总金额,完成收入确认。同时,ERP中也应该支持项目收款开票时,依据收款进度百分比×合同总金额,完成收入确认。
如何做好维保期的成本控制,以保证项目整体毛利率?
项目执行完成后,还会有维保期的管理。维保期间同样需要做成本控制,以确保维保期内新发生成本不会超出项目预算,保证项目整体毛利率。因此ERP中,应当提供维保期项目的完成管理方案。可以支持在原有项目下持续跟进的维保模式,或将维保期项目独立为维修小项目,并将多个维修小项目交于独立团队操作的模式。
如何在不重复输入下,及时高效完成项目管理流程,得到精细成本报告?
举例项目报销,传统老办法是:项目人员手工填写报销单,经上级主管审批进财务部输入电脑,需要2次人工填写及输入,但在业务财务一体化ERP中,项目人员手机输入报销(取代手工填写报销单),经主管线上手机审批后(取代回到办公室后在桌上手工批准报销单),最后财务线上审核入帐(取代财务手工上电脑输入),以上手续完成后即可自动产生项目成本报告及相关财报报表(取代财务人员手工Excel制作报表)。由二次输入变成一次,另由于审批在手机线上,不论报销人及主管是否出差都可及时审批,是以节省了一次输入,多层审批等待的时间,及报表制作的时间。平均论,项目成本报告反应的项目实况可由手工操作的4周前,减至1周前。另外的好处是填写申请以及审批两道环节是由两组不同的人来做,就如出纳会计一定要分开,也就减少了很多弊端发生的机会。
经过如上的归纳,大家应当可以发现,搭建一套符合建筑装饰行业业务特点的业务财务一体化ERP,确实具备很高复杂度。试图简单照搬产销型企业ERP来用,往往很多业务环节无法适应,仅可以在供应链采购等相对独立线条来使用。甚至虽然是业务财务一体化的ERP,但是仅能使用其中的财务功能模块。
在这样的情况下,部分已经意识到企业信息化势在必行的行业内领导企业,或基于通用的业务财务一体化ERP并做定制化改造的模式(如广田集团,来源公开资料见文末),或采用了项目业务流程ERP与财务系统接口打通的模式(如金螳螂,来源公开资料见文末),来打造适合设计工程行业的业务财务一体化管理系统。
对中小企业来说,今天ERP不再属于行业内大型企业专用的武器了,建议筑造行业的中小企业可以使用行业标准SaaS(Software as a Service)平台的ERP来使用,它的性价比应该能够满足企业需求。
但是,如上行业领导企业的企业信息化路径,肯定只能在采购了相关企业信息系统软件后,在本地化部署的基础进行定制化开发改造。这一定会带来巨大的企业信息化落地成本,非拥有一定财力的行业龙头企业,一般是无法承受的。随着企业信息技术的不断发展,一种新选择 ——SaaS( Software-as-a-Service软件即服务) 模式企业信息化——已经诞生。
下一期专栏,程鑫老师将针对SaaS模式以及为什么建筑装饰行业适用SaaS,向大家做进一步的分享。
2】公开信息来源《信息化建设谱写新篇章——广田装饰ERP建设项目启动会圆满举行》http://www.cbda.cn/html/qyxw/20130608/25401.html)
3】公开信息来源《金螳螂携手浪潮打造财务共享中心 精细管控为G20峰会做基石 》http://www.inspur.com/lcjtww/2315750/2320985/2322379/2322383/2409460/index.html)
作者介绍:
程鑫,企业信息化资深顾问,SaaS企业甄实科技CEO,多年企业信息化经验,曾参与了不同业态、不同规模企业的信息化实施工作。
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