前言
近两年,数字化转型这个概念,热火朝天。针对设计工程类企业,国家专门发布了《2016-2020年建筑业信息化发展纲要》,为企业数字化发展提供引导。
概念虽然提出了,但是具体的落地实现却还是让人头大。笔者认为,万变不离其宗,最根本的还是要结合建筑行业的固有特征,从现有的问题出发,运用科技化的工具,寻求更高效的解决方式,一步步实现企业的数字化转型。
具体到设计工程行业,以项目经理工作特点为例:从团队协作到计划管理、从合同规范到成本管控、从采购分包到财务收付款……都需要项目经理的统筹规划和执行。但项目经理不是哪吒,没有三头六臂,很难做到面面俱到。
那究竟如何用数字化科技“武装”自己,达到提升企业效率的目的呢?
下面,笔者会从设计工程行业的管理痛点入手,展开设计工程企业数字化转型的讨论。
一
困扰设计工程行业的5个痛点
痛点1号:项目成本难以有效控制
确保项目实际成本不超预算是项目成本管控的基本要求。但是知易行难,随着项目施工的推进,可能会遇到很多问题,如:采购材料的价格频繁变动、分包工程工作量重复计价、项目管理费失控、预算追加减没有及时确认……仅凭项目经理,没有合适的工具很难实现成本控制,想达到预期的利润自然是非常困难。
痛点2号:项目工期进度一拖再拖
设计工程项目的工期长、环节多、意外多,项目工程进度不能按时完成,工期一拖再拖,造成成本增加、利润缩减等负面影响。况且进度管理是一个动态过程,仅在工程建设前期制订一份工期进度计划远远不够。
痛点3号:采购、分包管理不全面
材料成本和分包成本在工程造价中往往占有很大比例,但是很多设计工程企业在项目采购和分包上并没有完善的管理机制。管理方式粗放,依赖熟悉的队伍、熟人介绍,往往缺乏合理的采购计划、规范透明的采购价格控制和分包进度款控制,容易造成各类项目潜在风险。
痛点4号:预算追加减、合同追加减、项目竣工后尾款管理不清
项目合同数量庞大、内容复杂琐碎,需要对具体执行进度和关键节点进行有效控制和提醒,如果企业信息化、数字化程度较低,对于项目执行过程中遇到的预算追加减、合同追加减管控会变得比较困难,甚至还会出现由于未及时找业主确认而发生纠纷、造成损失的情况。项目尾款征收也很可能因为人员变更、资料管理不善难以足额收取。
痛点5号:项目进度款和对外付款仅靠财务人员管不清
业内大部分企业只有财务管理软件,业务管理通常只依靠excel,即使有业务系统,通常业务和财务也是分离的,这会造成一次业务重复录入多个系统或多个excel文件、业务数据与财务数据 “打架”等问题,企业将分离的业务财务系统自行整合更是困难重重。另一方面,即使excel能管理得比较好,但因其软件限制,无法做到历史追溯、有效权限管控,而且随着业务的发展,也容易出现数据错乱,人员的变更也会加重这种管理方式的不确定性。
二
解决痛点,
创造数字化转型的机遇
企业的发展总会遇到痛点。有些痛点是制度性的,很难解决;而有些问题,通过外部的工具,就可以有大幅度的提升效果。6月30日,国家信息中心信息化和产业发展部发布的《携手跨越重塑增长——中国产业数字化报告2020》中,也强调“科技平台是产业要素资源的‘连接器’,是产业数字化转型的‘工具箱’。
管理设计工程企业的发展亦不例外。除了需要一个靠谱的项目经理,同样需要借助于数字化的工具。所以,针对设计工程行业的痛点,我们假设这样一款数字化工具 ——
特征1:健全的动态成本管理模块
转变传统的管理理念,明确分工、划分职责,加强成本管理中的约束,减少人为控制和"拍脑袋"的管理行为,真正算清管理者关心的数据。实现管理者对成本和资金的实时监控,把事后无谓的监管变为事中有效的控制,堵塞成本管理上的漏洞。
特征2:随时随地的项目看板及进度管控
准确跟进影响施工进度的每一个工作细节和影响因素。项目参与者和管理者不再依赖低效率的手工汇报,而是可以实现任何时间、任何地点都能对工作进行动态跟进处理,大幅降低沟通成本,更轻松、更精准进行规划、控制和协调工作。
特征3:对采购环节全过程管控机制
供应链业务财务一体化,高效管理从采购合同到财务付款的采购全流程,对采购、供应、物流及仓储各环节进行有效控制,彻底避免项目部、采购部、财务部反复对账,让企业的采购透明、清晰、顺畅起来。
特征4:标准、严谨的项目合同管理
通过预算追加减、合同追加减流程,统一管理预算变更与合同变更。通过移动办公对新发生的项目合同变更进行实时审批,可保证项目的及时执行及历史追溯。并可随时查看一个项目下所有的合同和合同变更,使项目的合同进展一目了然。
基于客户请款单、开票申请、应收发票、收款登记等操作,业务人员和财务人员使用统一的流程完整管理合同收款。合同、收款数据准确性大幅提高,内控风险降低。业务、财务各项数据及时快速更新,彻底避免合同收款不清楚及业务财务人员反复对账问题。
特征5:革新企业的财务管理模式
针对设计工程行业的财务管理痛点和难点,实现自动财务记账、自动财务报表等。拥有基于从采购到应付发票、从项目合同到应收发票等业务财务一体化的流程,不用再担心项目进度款滞后、合同金额未收齐等现象。
显然,企业需要这么一个工具来解决行业痛点及提升工作效率。
三
数字化管理工具箱的优势
针对设计、工程等行业的需求,诚挚地向大家推荐“1m筑造”这样一款“企业数字化管理工具箱”。
“1m筑造” 是国内垂直行业SaaS领域的先行者,公司由中国领先的IT咨询公司“汉得信息”联手国际、国内设计工程行业资深专家共同创立。致力于为设计工程企业提供成熟、简洁、高效、易用的企业数字化管理工具,助力行业企业实现数字化转型。
根据试用客户的反馈,其产品相对于目前设计工程行业的常用工具,具有以下优势:
优势1:动态管理项目成本和预算,项目利润有保障
“成本和预算不再是用excel表格呈现,而是可以根据项目管理需要,自主选择项目成本和预算控制的细度,并有成熟的预算追加减方案,点开每个项目就可追溯到具体的成本和预算情况。如果预算已超出成本,还能及时预警,大幅提高了我们对成本的掌控能力。”
优势2:信息数据随时查看,工程进度一目了然
“工地上的项目多,靠人工管理根本管不过来,经常不知道每个项目进展到哪里了,信息非常滞后。1m筑造有专门的项目进度管理工具,可以动态跟进项目进展,轻松的解决了项目孤岛的情况,项目现场的进度、质量、安全一目了然。”
优势3:各项数据报表自动出具,财务核算效率大幅提升
“系统可自动出具公司财务核算报表,比如资产负债表;利润表;现金流量表;应收账款分析表;应付账龄分析表等……这使得我们的财务核算效率得到很大的提高,之前需要好几个部门很多人合力才能完成的复杂表格,现在在后台只需一键导出即可,而且数据精准,完全不用二次核查。”
优势4:行业针对性强,业财一体化。
“之前也使用过一些管理软件,但那些软件都是行业通用的,只有部分功能用着还行,其余功能都不够有针对性,用起来不能从根本上解决问题。1m筑造是贴合设计、工程等行业的管理系统,其相关模块和功能都是针对这个行业的,解决问题的能力也就更强。”
作者介绍:
李灏,理学硕士,香港大学中国商学院信息战略与企业转型研究生。行业经验近20年,企业信息化与数据库专家。持有Oracle OCP数据库认证、CISP国家注册信息安全工程师认证、Security+美国计算机行业协会信息安全专家等认证。现为甄实科技1m筑造的CCO(首席客户官)。